La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:
Levantamiento de requerimientos
Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a
necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus
requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel,
artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantenimiento de
vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período.
Programación de las compras
Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de
requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los
bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y
servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las
fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos
que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.
Control y seguimiento de la ejecución del plan
El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos
permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está
ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se
recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances
y resultados, identificando:
-Compras realizadas de acuerdo al plan. -Compras no realizadas de acuerdo al plan.
-Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado).
-Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al plan.
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