El Presupuesto de Compras es una herramienta que ayuda a las organizaciones ya sea tanto industriales como comerciales a determinar de forma cuantitativa y financiera la cantidad de productos que se necesita para el giro del negocio, ya sea costos de producción o inventarios para la venta. Para poder realizar este presupuesto de manera eficiente y eficaz necesitamos conocer, determinar o formular el presupuesto de producción con lo volúmenes indicados para la elaboración del producto y conocer los inventarios finales para hacer la reposición de los mismos. La situación de la empresa frente al mercado es de suma importancia ya que influye en el presupuesto de compras dentro de la organización, porque determina cuanto vamos a vender y de ahí surge la necesidad de realizar las compras necesarias para la producción del bien o la compra de inventarios para venderlos.

CARACTERÍSTICAS 

FLEXIBILIDAD: ya que estos permiten realizar cualquier cambio o ajuste dependiendo la necesidad que se presente en la empresa o departamento al cual se le aplique. 

OPERATIVIDAD: porque permite proyectar todo lo referente a la esencia del negocio.

TEMPORALIDAD: pone condiciones de tiempo de acuerdo al giro del negocio, están pueden ser un mensuales, bimensuales, trimestrales.

EFECTIVIDAD: porque el cumplimiento de cada actividad está en nuestras manos y nosotros a través de este podemos llegar e tener un nivel óptimo de cumplimiento siguiendo o formulando adecuadamente el presupuesto. 

Objetivos del Presupuesto de Compras

• Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna.
• Adecuados precios de adquisición.
• Evitar en lo posible la sobreinversión en inventarios.
• Correcta planificación.
• Optimizar recursos.
• Determinar costos y gastos.
• Información para la toma de decisiones.

Instrumentos Necesarios para la Elaboración del Presupuesto de Compras

Para elaborar el Presupuesto de Compras son necesarios los siguientes instrumentos

Presupuesto de Producción

Es la estimación tanto en volumen como en costos de producción de las unidades que vamos a procurar durante un ejercicio determinado.

Presupuesto de Materias Primas

Tiene como objetivo determinar las necesidades de materia prima con un nivel adecuado de inventarios y una razonable compra de la materia prima.

Presupuesto de Ventas

Este presupuesto viene a construir el núcleo de todo el sistema presupuestario y punto de partida de los demás presupuestos, ya que las ventas presupuestadas señalan las necesidades de compras de materias primas, de activo fijos, de mano de obra, de producción y requerimientos administrativos y financieros de la organización. 

Aspectos a tener en cuenta para la Realización de un Presupuesto de Compras

• Cuando y cuanto
• Economía en la compra
• Necesidad de capital
• Tiempo de entrega
• Instalaciones de almacenamiento
• Costo de almacenamiento
• Variables en los precios

Utilidad del Presupuesto de Compras

Las principales utilidades de este presupuesto son:

• Correcta Planificación
• Optimizar Recursos
• Determinar Costos y Gastos
• Toma de Decisiones
• Abastecimiento oportuno de mercaderías o materias primas para cubrir la demanda

Elementos del presupuesto de compras

1. PRECIOS

Algunas de las consideraciones que se deben tomar para definir la información de precios en el presupuesto son:

- Contratos de material que contengan cláusulas de escala de precios.- Exactitud de las fuentes estadísticas.- Factores políticos y económicos.- Situación laboral.- Historial de los precios.- Posición de la compañía en la industria.- Condiciones climáticas (mercado agrícola o agrario).- Legislación.- Disponibilidad de mercancías.

2. ROTACIÓN DEL INVENTARIO

Se debe tener en cuenta la política de inventario que maneja la compañía y el costo que estos representan para la planeación del presupuesto.

3. ESTIMACIÓN DE VENTAS

El presupuesto que prepara ventas es la base para el presupuesto de producción y por lo tanto a la vez del de compras, las consideraciones básicas que se tienen en cuenta para la estimación de las ventas son:

- Las estimaciones deben definirse si son respecto a pedidos recibidos o ventas facturadas, esto se puede definir si el ciclo de producción es corto o largo; si es corto las ventas y la producción tienen casi la misma relación y si es largo la base es los pedidos recibidos ya que la facturación puede durar varios meses.

Planeación de las Compras

La planificación de las compras ayuda a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentarla productividad de la organización.

La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas: 

Levantamiento de requerimientos 

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantenimiento de vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período. 

Programación de las compras 

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir. Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación. 

Control y seguimiento de la ejecución del plan

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando: 

-Compras realizadas de acuerdo al plan. 
-Compras no realizadas de acuerdo al plan. 
-Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado). 
-Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al plan.

El Presupuesto de Compras es una herramienta muy importante para las empresas ya que ayuda a controlar de manera eficaz y eficiente las compras y los pagos que se tengan que realizar para una determinada actividad, ya sea de una organización de producción como comercial; de la misma manera ayuda a la toma de decisiones oportunas que beneficien y optimicen el buen desenvolvimiento del negocio y la excelente administración del mismo.